Ziel: E-Mails gekonnt strukturieren
1. Das Problem
In den vergangenen Jahren wurde immer wieder darüber gesprochen, dass Microsoft Teams die E-Mails ablösen wird. Bis das wirklich geschehen ist, haben wir weiterhin mit der schier unendlichen „E-Mail-Flut“ im Büroalltag zu kämpfen.
Ein Arbeitsleben ohne E-Mails ist derzeit allerdings unvorstellbar. E-Mails sind in nahezu allen Unternehmen die erste Wahl des Kommunikationsmittels. Einer Studie aus dem Jahr 2019 von Atlassian zufolge checkt ein Mitarbeiter pro Stunde durchschnittlich 36 Mail seine E-Mails. Das stört natürlich die Konzentration und es dauert danach gut 16 Minuten, bis der Mitarbeiter wieder konzentriert weiterarbeiten kann.
2. Die Gründe
E-Mails versenden geht schnell und Jedermann besitzt heutzutage eine E-Mail-Adresse. Laut der oben bereits zitierten Studie von Atlassian erhält ein Mitarbeiter durchschnittlich 304 Geschäftsmails pro WOCHE. Das sind ganz schön viele E-Mails, die man be- und verarbeiten soll. Ganz leer wird das Postfach wohl nie sein.
3. Veränderung im Denkmuster
Hast Du Dich schon mal tiefer mit dem Thema E-Mails befasst? Ich glaube nicht, denn die wenigstens haben dafür auch noch Zeit. Ich habe hier für Dich drei wirksame Tipps zusammengefasst, damit Du Deine E-Mails in Zukunft besser organisiert bekommst:
4. Lösungsimpulse
Zuerst solltest Du die Benachrichtigungen für neue E-Mails ausschalten. Das dauernde „Ding“ beim Erhalt einer neuen Mail lenkt Dich unnötig ab. Ich selbst handhabe das bei mir genauso. In weiterer Folge ist dann Tipp 2 anzuwenden: Stapelverarbeitung.
2. E-Mails sortieren und gemeinsam bearbeiten
Es gibt hierzu das „OneTouch-Prinzip“. Das bedeutet, dass jede E-Mail während dem von Dir gesetzten Zeitfenster nur ein einziges Mal angesehen und dann auch direkt bearbeitet wird. Man unterscheidet dabei drei Kategorien an E-Mails:
Kleine Aufgaben: Zu den kleinen Aufgaben zählen Mails, die in ihrer Bearbeitung weniger als 5 Minuten Deiner Zeit in Anspruch nehmen. Diese kannst Du sofort bearbeiten und wieder löschen oder in einem „erledigt“-Ordner ablegen.
Große Aufgaben: Zu den großen Aufgaben zählen dann alle Mails, die eben mehr als 5 Minuten an Bearbeitung bedürfen. Die Bearbeitung dieser Mails werden dann im Kalender von Dir geplant. Trag Dir hierfür am besten einen Termin mit „Qickstep“ ein, sodass du die Mail direkt bei Klick auf dem Termin siehst und diese aus Deinem Posteingang gelöscht wird.
Informations E-Mails: Diese Kategorie erklärt sich von selbst: E-Mails, die Du nur kurz zu Informationszwecken lesen und danach löschen oder ablenken kannst.
3. Interne E-Mail-Korrespondenz reduzieren
Gewöhne es Dir an, dass Du nur dann interne Mails schreibst, wenn es unbedingt sein muss. Man kann viele kleine E-Mails vermeiden, die mit „ja“ oder „nein“ oder einem anderen kurzen Satz beantwortet wären. Geh lieber direkt zu der Person hin, dann kannst Du dir auch die Beine vertreten.
Erklär Deinen Teamkollegen, wie viel Zeit durch das kurze Beantworten der kleinen internen Mails verloren geht.
5. Wie fange ich an?
Umsetzungsbegleitung
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