21. Ich entscheide täglich spontan, was heute zu erledigen ist

1. Aktuelle Situation eruieren
Zu allererst: Du musst für Deine Arbeitswoche Deinen persönlichen Rhythmus finden. Es muss ja für Dich funktionieren und das am Besten dauerhaft. Es macht wenig Sinn, wenn Du Dir zu viel vornimmst. Notiere Dir in den nächsten Tagen, wie Dein derzeitiger Arbeitsalltag in den wichtigsten Punkten aussieht. Welche Termine sind Routine? Gibt es immer wiederkehrende Besprechungen, an denen Du teilnehmen musst? Gibt es Fristen, die Du einhalten musst? Notiere Dir dabei auch die Zeiten für Mittagessen und wann Du Feierabend machst. Versuche auch gleich Pufferzeiten einzubauen.

2. Deinen persönlichen Wochenplan erstellen
Nun kannst Du deinen Wochenplan (Download „Wochenplan“ mit Beispiel) erstellen. Siehst Du hier schon irgendwelche „Fehler“ im Sinne von zeitlichen Überschneidungen? Gibt es schon Termine, die Du anpassen musst? Die vorhandenen Lücken füllst Du mit den noch zu erledigenden Aufgaben in Deinem Kalender. Überlege dabei, wie viel Zeit Du dafür brauchen wirst und berechne die Zeit nicht allzu sportlich, damit Du nicht direkt die Motivation verlierst, wenn es nicht so klappt wie geplant. Ein wichtiger Tipp von mir: Plan pro Stunde mindestens einmal eine Pause von 10 Minuten ein. Damit schaffst Du einen kleinen Puffer, wenn etwas unvorhergesehenes wie ein Telefonat oder E-Mail dazwischen kommt. Wenn nichts dazwischen kommst, kannst Du die Zeit wirklich als kleine Pause für Dich nutzen.

3. Testen, Überprüfen und Optimieren
Nun hast Du alle Vorbereitungen abgeschlossen und es folgt der Praxistest. Wenn Du merkst, dass etwas nicht klappt oder sich Deine Prioritäten ändern, solltest Du in der Lage sein, den Wochenplan zu aktualisieren.

Wenn alles klappt, kannst Du im nächsten Schritt auf ein Tool für „Vorgangs- und Aufgabensteuerung“ umsteigen.