16. Ich verbringe sehr viel Zeit in Besprechungen/Videokonferenzen

Ziel: Meetings sinnvoller und bewusster abhalten

1. Das Problem

Wir kennen das alle: Sinnlose Meetings mit diversen Kollegen die am Ende kein Ergebnis bringen sondern Dich nur ermüden. Bei einer Befragung des Marktforschungsinstitutes Kantar von rund 2.000 Angestellten in Deutschland stelle sich heraus, dass die Befragten durchschnittlich rund 5,1 Stunden pro Woche in Meetings verbinden, wobei davon 2,4 Stunden als unnötig empfunden werden. Das bedeutet eigentlich, dass jede zweite Besprechung als überflüssig angesehen wird.

2. Die Gründe

Unsere Kalender waren schon vor der Pandemie voll mit unzähligen Terminen, das einzige was sich in den letzten 1,5 Jahren geändert hat ist, dass viele Unternehmen ihre Arbeitsweisen digitalisiert haben. Die Besprechungen haben sich also ins virtuelle verlagert.

3. Veränderung im Denkmuster

Für die Arbeitnehmer hat sich dadurch also wenig bis gar nichts geändert. Wir verbringen immer noch unzählige Stunden in sinnlosen und wenig zielführenden Besprechungen, nur eben vor dem PC, anstatt im Besprechungszimmer, jeder für sich alleine.

4. Lösungsimpulse

Es ist naturgemäß nicht möglich, Teammeetings gänzlich abzuschaffen und das wollen wir ja auch nicht. Das Ziel ist es, die Meetings sinnvoller und bewusster abzuhalten.

Besprechungen durch Updates ersetzen
Es ist im Berufsalltag durchaus möglich, einige Besprechungen durch asynchrone Updates zu ersetzen. Ein Meeting zur Besprechung von Folien kann hier beispielsweise dadurch ersetzt werden, dass jeder für sich alleine in seinem eigenen Zeitfenster zwischendurch seine Ideen notieren und erst im Anschluss daran eine Besprechung abgehalten wird, die dann durch die geleistete Vorarbeit deutlich kürzer ausfällt.

Kommunikation verbessern
Ein Weg wäre beispielsweise die Methode „Sprechen in Runden“ auszuprobieren. Hierbei dürfen die Teilnehmer reihum nacheinander das Wort haben. Das soll dazu führen, dass jeder gleichberechtigt gehört wird, unabhängig von den verschiedenen Hierarchiestufen. Führungskräfte neigen nämlich erfahrungsgemäß dazu, das Rederecht zu verteilen und führen damit das Gespräch. Mit dieser Methode wird der Fokus auf den Inhalt der Worte gelegt und nicht auf den Urheber.

Nicht abschweifen
In solchen Besprechungen führt oft das eine Thema zum nächsten und ganz plötzlich findet man sich abseits der eigentlichen Agenda wieder. Es ist daher sinnvoll im Vorhinein eine Tagesordnung (Agenda) festzulegen und somit die Abschweifungen im Team zu beenden. Beim Abschweifen wird dann auf die festgelegte Agenda verwiesen und so wieder höflich zum eigentlichen Thema zurückgefunden. Somit wird der Fokus nicht aus den Augen verloren.

5. Wie fange ich an?

Reflektiere Deine bisherigen Erfahrungen bezüglich Besprechungen fang an mit der Verbesserung!

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