13. Ich verbringe viel Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails

E-Mails fokussierter bearbeiten

1. Das Problem

„Sie haben eine neue E-Mail“. Schon wieder? Oh, nein!
Das Postfach geht gefühlt jeden Tag über und nimmt den Großteil des Arbeitstages ein. Du checkst wiederholt dein Postfach und stellt Dir die Frage, ob das nicht alles auch einfacher und effizienter gehandhabt werden kann.

2. Die Gründe

Einer Hochrechnung des Jahres 2022 der „Statista.com“ zufolge werden mehr als 340 Milliarden E-Mails versendet. Im Berufsalltag hat der ein oder andere von uns mit weitaus mehr als 100 E-Mails am Tag zu kämpfen, dazu kommen noch die unzähligen Werbe-E-Mails und Spam-E-Mails. Bearbeiten müssen jedoch alle E-Mails werden, in welcher Form auch immer. Manches wird selbst bearbeitet, anderes zur Bearbeitung weitergeleitet oder auch direkt abgelehnt. E-Mails sind praktisch, das steht außer Frage, nur haben sich E-Mails zwischenzeitig auch als riesiger Produktivitätskiller herausgestellt. Und warum ist das so? Nun ja, wir haben unser E-Mail-Programm schließlich den ganzen Tag im Hintergrund offen, wir checken die neuesten Mails sofort und schlussendlich suchen wir auch oft noch vor Wochen erhaltene E-Mails, um etwas nachzusehen.

3. Veränderung im Denkmuster

Du musst einen Weg finden zeitsparender und effizienter zu arbeiten. Das ermöglicht Dir das fokussierte abarbeiten Deiner Aufgaben, da Du weniger, oder im besten Fall auch gar nicht mehr abgelenkt wirst.

4. Lösungsimpulse

Hier sind einige Tipps für Dich, die Du gerne auf Deinen persönlichen Arbeitsalltag und Deine Bedürfnisse abwandeln kannst:

1. Benachrichtigungen deaktivieren
Damit ist die „Pop-up“-Benachrichtigung am Rechner gemeint, wenn eine neue Mail bei Dir eintrudelt. Schalte diese Funktion für mehr Ruhe und Fokus beim Arbeiten aus.

2. E-Mails gestaffelt bearbeiten
Arbeite die Mails dann in fix festgelegten Intervallen auf einmal ab. Alle Zeitmanagementexperten raten dazu E-Mails immer blockweise abzuarbeiten. Am besten bewährt hat sich dabei ein Intervall von 2 Stunden.

3. Spare Zeit durch richtiges Formulieren des Betreffs
So wie Dir, geht es auch den Menschen, denen Du E-Mails schickst. Auch diese Menschen bekommen täglich mehrere 100 E-Mails. Wie kannst Du ihnen das Arbeiten erleichtern? Genau, wähle einen kurzen und prägnanten Betreff für Deine ausgehenden Mails. Das spart nicht nur Dir Zeit beim Schreiben, Du wirst unter Umständen auch schneller eine Rückmeldung erhalten, weil der Empfänger Dein Mails schneller zuordnen und bearbeiten kann. Um eine Schulung zu organisieren könnte man beispielsweise „Organisation Lean Schulung“, anstelle von „Info an alle betreffend der bevorstehenden Schulung“ schreiben.

5. Wie fange ich an?

Womöglich nutzt Du einige meiner Tipps ohnehin schon, wenn das so ist, dann verfeinere sie vielleicht ein wenig. Wenn nicht, dann fange jetzt damit an die Tipps umzusetzen. Ich wünsche Dir viel Erfolg dabei!

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