11. Ich erlebe zu viele Hauruckaktionen

Servicelevel vereinbaren

1. Das Problem

Vor einiger Zeit hat mich einer unserer Kunden kontaktiert und gebeten, ihm binnen 3 Tagen einen Lösungsvorschlag für eine Lean-Schulung in seinen Räumlichkeiten auszuarbeiten. Der Auftrag zu diesem Projekt wurde vor einiger Zeit bereits erteilt mit einem großen zeitlichen Spielraum, aber plötzlich musste der Auftrag dringend durchgeführt werden. Es war natürlich stressig, aber wir haben pünktlich abgeliefert, nur um dann…..wieder zu warten.
Rund 10 Tage später meldete sich der Kunde. Der Lösungsvorschlag würde seinen Erwartungen entsprechen, er hätte jedoch noch keine Zeit für eine Detailprüfung gehabt und auch noch nicht mit dem Chef gesprochen.

2. Die Gründe

Warum hat der Kunde in diesem Fall so gedrängelt? War er unehrlich oder hat er den Druck „von oben“ bekommen und war hier auch nur ein „Opfer“? In den meisten Fällen wird es einfach an mangelnder oder schlechter Planung liegen. Menschen die sich selbst überschätzen oder von Natur aus eine „Hauruck“-Mentalität haben. Die setzen sich in den Kopf, dass sie das Projekt jetzt auf Biegen und Brechen durchdrücken müssen, alles andere ist zu diesem Zeitpunkt nicht mehr wichtig.

3. Veränderung im Denkmuster

Wir kennen diese Situationen, aber was können wir speziell dafür tun, damit wir nicht in solche Situationen geraten?
Der Schlüssel liegt einmal mehr bei der Bestandsaufnahme und Analyse, bevor wir daran arbeiten können.

4. Lösungsimpulse

Schließe Service Level Vereinbarungen ab
Gemeinsam mit Deinem Team solltest Du alle Prozesse, die wichtig oder dringlich sind, festlegen. Arbeitsabläufe optimieren sozusagen. Wenn beispielsweise Kundenbestellungen, welche bis 12 Uhr eintreffen, noch am gleichen Tag ausgeliefert werden sollen, oder Angebotsanfragen binnen 3 Tagen beantwortet werden sollen, dann definiere das für alle so. Diese Aufgaben müssen dann zuerst erledigt werden, alle anderen, weniger wichtigen Aufgaben können dann auch später erledigt werden.

Plane realistisch, nicht optimistisch
Es liegt in der Natur von uns Menschen, dass wir Aufgaben gerne mal unterschätzen. Wir denken uns, dass wir für eine Aufgabe höchstens 2 Stunden brauchen werden….und verbringen am Ende dann 4 Stunden damit. Wir geben uns bis zum Ende der Woche Zeit für ein Projekt….und es ist ein Monat später immer noch nicht fertig gestellt. Wenn Du auch zu diesen Menschen gehörst, dann hilft ein einfacher Tipp: Verdopple die von Dir geschätzte Zeit. Es macht keinen Sinn, wenn Du dir selbst zu kurze Fristen setzt.

Du darfst auch mal „Nein“ sagen
Wenn das nächste Mal wieder jemand mit einer offensichtlichen „Hauruck“-Aktion bei dir ankommt, dann lehne sie ab. Du kannst Alternativen anbieten, dass Du beispielsweise die Aufgabe zwar nicht bis morgen erledigen kannst, bis zum Anfang der nächsten Woche aber jedenfalls erledigen könntest. Weise darauf hin, dass es Dir aus zeitlichen Gründen früher nicht möglich ist und frage den spätmöglichsten Termin ab. Man findet immer eine Einigung.

5. Wie fange ich an?

Beginne mit der Bestandsaufnahme und finde heraus, wo Du bei Dir ansetzen musst, damit es zu einer positiven Veränderung kommt.

Umsetzungsbegleitung

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