10. Ich nehme häufig an Besprechungen ohne Ergebnis teil

Ziel: Besprechungen zielführend gestalten

1. Das Problem

Wir kennen es alle nur zu gut. Am Ende einer stundenlangen Besprechung ist man genauso schlau wie davor auch. Nach einem Tag mit solchen Besprechungen geht man oft mit dem Gefühl nach Hause, nichts geschafft zu haben. Es ist nicht verwunderlich, dass eine Studie zu dem Ergebnis gelangte, dass gut die Hälfte aller Meetings im Arbeitsalltag ohne Ergebnis beendet und vertagt werden.

2. Die Gründe

Aber nicht nur die Besprechungen und Konferenzen rauben uns die Nerven und auch die Zeit, es ist auch die Bürokratie. Einer Befragung zufolge ist es in gut 3/4tel der Unternehmen üblich, dass mehrere Gremien zustimmen müssen, bevor ein Vorhaben wirklich in die Tat umgesetzt werden kann. Die Situation wird auch dadurch nicht verbessert, dass viele Manager beklagten, dass die zuständigen Gremien mit den falschen Personen besetzt wären. Jeder dritte Befragte gab in dieser Studie an, dass er glaubt in seinem Unternehmen seien die falschen Personen mit den Entscheidungen betraut, da diese mit den Auswirkungen der Entscheidungen nicht alltäglich in Berührung kommen.

3. Veränderung im Denkmuster

Einige Unternehmensberater haben bereits versucht herauszufinden, ob in Unternehmen, die insgesamt effizienter arbeiten, auch Meeting effizienter sind. Es stellte sich heraus, dass es tatsächlich so ist. Unternehmen die beispielsweise ihre Ziele besser erreichen, beklagten sich viel seltener über schlecht vorbereitete Meeting-Teilnehmer. Dort werden offensichtlich auch klare Regeln in Konferenzen eingehalten.

4. Lösungsimpulse

Und hier habe ich einige Tipps für Dich zusammengefasst:

1. Nur dann ein Meeting, wenn es wirklich sinnvoll ist
Es klingt so einfach, ist aber so schwer umzusetzen und wird in der Praxis so selten wirklich beachtet. Dabei ist es simpel: Erst dann ein Meeting einberufen, wenn alle anderen Formen der Kommunikation nicht ausreichen. Du solltest Dir vor der Festsetzung eines Meetings überlegen, ob Du nicht auch mit weniger Aufwand zu einem Ergebnis kommst, beispielsweise

  • mit einer internen E-Mail
  • bei einem Mittagessen mit zwei oder drei Kollegen
  • bei einem Vieraugengespräch

Erst wenn Du diese 3 Fragen mit „Nein“ beantworten kannst, solltest Du ein Meeting festsetzen. Wusstest du, dass Gespräche unter vier Augen zu den wichtigsten Kommunikationsformen in jedem Unternehmen zählen? Ein 30-minütiges Gespräch zwischen zwei Personen führt eher zum Ziel, als stundenlange Meetings zwischen mehreren Personen.

2. Tagesordnung und Ziele definieren
Natürlich sollte in einem Meeting auch ein gewisser Spielraum für Spontaneität vorhanden sein, gleichzeitig sollte aber auch eine genaue Agenda eingehalten werden, um die Besprechung effizient zu gestalten. Deshalb solltest Du im Vorfeld eine straffe Tagesordnung ausarbeiten und Dich auf die wesentlichsten Punkte beschränken. Stelle Dir auch bei den Tagesordnungspunkten die oben genannten Fragen, denn möglicherweise kommst Du beim Erstellen der Tagesordnung darauf, dass Du einige Punkte auch anders besprechen bzw. lösen könntest.

Sende dann die Tagesordnung einige Tage vor dem Meeting an alle Teilnehmer aus und gib ihnen die Möglichkeit auch anzumerken, welche Punkte die sie für wichtig erachten. Möglicherweise verkürzt sich dadurch die Tagesordnung noch um einige Punkte, die vielleicht direkt abgehakt werden können oder auf später verschoben werden sollten.

3. Nur mit einem Ergebnis ist das Meeting auch wirklich vorbei
Wie überall im Leben, brauchen wir auch bei Meetings einen Abschluss. Nur dann ist es uns möglich, zufrieden zu sein. Versuche also in jedem Meeting zu einem Ergebnis zu kommen und halte dieses Ergebnis dann auch schriftlich fest. Ein Ergebnis kann auch daraus bestehen, dass Du jedem Teilnehmer Aufgaben zuteilst und den Personen nochmals vor Augen führst. Das appelliert an das Verantwortungsgefühl der betreffenden Personen und motiviert diese, die vereinbarten Aufgaben auch umzusetzen, schließlich wurden die Aufgaben ja vor aller Augen festgelegt.

5. Wie fange ich an?

Setze Meetings regelmäßig zur gleichen Zeit fest und kontrolliere ab und an, ob diese effizient sind. Sobald die Meetings nur noch Kaffeepausen mit Pflichtanwesenheit sind, bringen sie keinem mehr etwas. Behalte das also gut im Auge.

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