08. Ich erlebe immer wieder eine unpräzise bzw. mangelnde Kommunikation

Ziel: Sinnvolle Stanards für die Ablage schaffen

1. Das Problem

Früher wurde alles in Papierform abgelegt. Heutzutage besteht der Großteil oftmals aus E-Mails und da diese nicht „offensichtlich“ greifbar sind, gilt hier oft „aus den Augen, aus dem Sinn“. Einiges muss aber dennoch ganz altmodisch in Papierform abgelegt werden und genau hierfür gilt es ein funktionierendes System zu finden.

2. Die Gründe

Der fast größte Zeitfresser ist leider die Papierablage. Daher ist es so wichtig, ein gutes System zu finden und Zeit und am Ende auch Geld zu sparen. Die Ablage ist zwar ein ungeliebter Teil der täglichen Arbeit, aber leider auch ein überaus wichtiger. Die Gestaltung ist sehr individuell und auf die jeweiligen Bedürfnisse und Wünsche anzupassen.

3. Veränderung im Denkmuster

Nun gilt es, ein gut sortiertes und für alle verständliches Ablagesystem zu entwickeln. Hierbei helfen die nachfolgenden Kriterien: Beschriftung, Aufbewahrungsfristen, Schnelligkeit, Ausbaufähigkeit und vor allem Regelmäßigkeit.

4. Lösungsimpulse

Beschriftung:
Die Ablage bzw. auch die einzelnen Elemente der Ablage müssen eindeutig, einheitlich und klar beschriftet sein. Du und auch jeder andere der mit arbeitet muss auf den ersten Blick wissen, wo ein Dokument abzulegen ist und was viel wichtiger ist: Wo ein Dokument beim Suchen schnell gefunden werden kann. Die Beschriftung sollte idealerweise so sein, dass es aus logischer Sicht gar keinen anderen Ort für dieses eine abzulegende Dokument geben kann.

Fristen beachten:
Naturgemäß muss nicht zwingend jedes Dokument abgelegt werden, einiges kann natürlich auch weggeworfen werden. Hierbei gilt es aber die internen und vor allem gesetzlichen Fristen zu beachten. Überprüfe in regelmäßigen Abständen, ob Aufbewahrungsfristen eventuell abgelaufen sind und sortiere die nicht mehr benötigten Unterlagen dann aus.

Schnelligkeit:
Der Sinn einer guten Ablage ist es am Ende, mit geringem Zeitaufwand Dokumente und Unterlagen abzulegen und wiederzufinden. Alles muss schnell und unkompliziert von der Hand gehen.

Ausbaufähig und erweiterbar:
Bei der Wahl Deines Ablagesystems solltest Du auf gängige Produkte setzen, die auch noch in den nächsten 10 oder 20 Jahren zu kaufen sind. Deine Firma wird ja wohl auch dann noch Produkte zur Ablage benötigen und das System soll auch dann noch einheitlich bleiben.

Regelmäßigkeit:
Die (meist lästige) Ablage sollte am besten täglich gemacht werden. Das funktioniert dann besonders gut, wenn die Ablage übersichtlich und einfach gestaltet ist. Der Ablageaufwand hält sich dadurch gering und man macht es auch einfach mal eben nebenbei.

5. Wie fange ich an?

Mach Dir gleich einen Überblick über Dein aktuelles Ablagesystem und beginne mit den Verbesserungsmaßnahmen, das spart Dir zukünftig nicht nur Zeit sondern auch bares Geld.

Umsetzungsbegleitung

Brauchst Du weitere Unterstützung, dann melde Dich für 15 Minuten kostenfreies Online-Coaching an.

Zum kostenfreien Online-Coaching anmelden