06. Ich erlebe unklare Zuständigkeiten und eine mangelnde Vertretungsregelung

Ziel: Klare Zuständigkeiten schaffen

1. Das Problem

In vielen Unternehmen sind die Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt und das führt dann zu schlechten Leistungen, hoher Belastung einzelner Mitarbeiter und zum Liegenbleiben gewisser Aufgaben. Dabei lässt sich dieses sich mit ganz einfachen Mitteln beseitigen. Wenn Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten nicht ausreichend geklärt und kommuniziert sind, fühlt sich niemand zuständig und die Arbeit bleibt liegen.

2. Die Gründe

Die Geschäftswelt ist schnelllebig. Die Rahmenbedingungen in Unternehmen können sich unter Umständen schnell ändern, aufgrund neuer Technologien oder neuer Projekte. Auch neue Mitarbeiter, neue Standorte, neue Kunden oder neue Prozesse im Arbeitsablauf können dazu beitragen. Das führt dann zu wechselnden Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Das Chaos ist perfekt, wenn sich niemand darum kümmert, hier Ordnung zu schaffen.

3. Veränderung im Denkmuster

Es ist unausweichlich, dass Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten klar verteilt werden. Regelmäßige Gespräche mit den Mitarbeitern, die sich auf die gegebenen Umstände beziehen, sollten geführt werden. Das Anführen konkreter Beispiele hat sich hierbei als hilfreich und zielführend erwiesen. Wenn Führungskräfte Beispiele aus der Praxis heranziehen und sich auf Fakten beziehen, werden diese als fair und effektiv angesehen.

4. Lösungsimpulse

Ich habe zwei kleine Tipps für Dich, damit Du dieses Problem schnell in den Griff bekommst und die Verantwortlichkeiten verteilst:

Erwartungen kommunizieren:
Die Teammitglieder sollen darüber informiert sein, welche Erwartungen Du hast. Dabei ist es auch wichtig, dass Du den zeitlichen Rahmen vorgibst und das Ziel klar kommunizierst. Die Mitarbeiter sollen die Besprechung mit einem guten Gefühl verlassen und es sollen keine Fragen offen bleiben.

Positive und negative Konsequenzen einführen:
Diese Konsequenzen sollen vorab besprochen und thematisiert werden, dies am besten im Rahmen des jährlichen Mitarbeitergespräches, bei dem auch über das Gehalt gesprochen wird. Beispiele für Belohnungen können laut Kantor die Besuche von Fachveranstaltungen oder die Übernahme von verantwortungsvolleren Aufgaben im Unternehmen sein. Negative Konsequenzen können Gespräche mit dem Teammitglied sein, in dem über die mangelnden Leistungen gesprochen wird und über die Auswirkungen dieser Performance zu sprechen, eventuell auch eine Zusatzleistung verweigern.

5. Wie fange ich an?

Finde heraus, welche Verantwortlichkeiten unklar sind und beginne dann mit meinen Tipps.

Umsetzungsbegleitung

Brauchst Du weitere Unterstützung, dann melde Dich für 15 Minuten kostenfreies Online-Coaching an.

Zum kostenfreien Online-Coaching anmelden