04. Ich habe eine schlechte Tagesplanung

Ziel: Vom Tagesplan zum Wochenplan

1. Das Problem

Man legt sich doch morgens gerne mal einen Plan für den Tag zurecht. Was man dabei aber gerne vergisst, ist die Einplanung von Zeitfenster für Unvorhergesehenes, zum Beispiel kurzfristige Meetings, längere Telefonate oder dass der Kollege womöglich einen Rat braucht. Dann ist es auch schon vorbei mit der Tagesplanung.

2. Die Gründe

Hier ist der Grund schnell gefunden: Die Planung war einfach von vorne herein zu eng. So hast Du keinen Spielraum für Unvorhergesehenes.

3. Veränderung im Denkmuster

Anstelle von Tagesplänen, beginne mit Wochenplänen. Ein Wochenplan ermöglicht Dir mehr Flexibilität als ein Tagesplan.

4. Lösungsimpulse

Notiere Deine Tagesaufgaben
Schreibe Deine Tagesaufgaben auf und notiere daneben die dafür benötigte Zeit. Plane diesmal auch Zeitpuffer für Unvorhergesehenes ein und auch für Arbeiten, die länger brauchen als ursprünglich gedacht. Ein bewährtes System sind beispielsweise, dass zu 60% des Tages verplanst und 40% als Puffer „zurück behältst“. Natürlich hängt das auch auf der jeweiligen Arbeit ab, je unkalkulierbarer Dein Geschäftsbereich ist, desto weniger Zeit kannst Du fix einplanen. Finde den für Dich passenden Zeitfaktor.

Erstelle eine NOT-To-Do-Liste
Das Prinzip der To-Do-Liste ist ja hinreichend bekannt. Die Not-To-Do-Liste allerdings nicht. Hierbei handelt es sich um eine Liste, auf der Du die Dinge, die Dich von Deiner To-Do-Liste abhalten. Dieser Perspektivenwechsel lässt Dich klarer sehen, wo Dein Problem liegt.

Vom Tagesplan zum Wochenplan
Der Wochenplan ist naturgemäß größer, dort ist es leichter Zeitfenster für Termine und Aufgaben festzulegen. Du weißt so für jeden Wochentag genau, welche Aufgaben heute wichtig sind und wo Du noch Zeit für andere Erledigungen oder Aufgaben hast.

5. Wie fange ich an?

Nachdem Du die drei Schritte umgesetzt hast, kannst Du starten. Es hat sich bewährt, die unerfreulichste Aufgabe zuerst zu erledigen. Diese Aufgabe wird Dich nämlich mit Sicherheit unterbewusst am meisten gequält haben und es gibt Dir ein unheimliches Erfolgsgefühl, wenn Du diese Aufgabe hinter Dich gebracht hast.

„Je planmäßiger die Menschen vorgehen, desto wirksamer trifft sie der Zufall.“

Umsetzungsbegleitung

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