01. Ich verbringe viel Zeit mit Suchen

Ziel: Finden statt Suchen

1. Das Problem

Einer der größten Effizient- und Zeitkiller ist wohl die Suche nach Informationen, Unterlagen oder Dingen. Es beginnt bei Schlüsseln und endet bei Passwörtern. Die Sache wird nicht einfacher dadurch gemacht, wenn viele Personen Zugriff auf die gesuchten Dingen oder Informationen haben. Ordnung halten ist nunmal schwer, wenn Faktoren dazukommen, die man selber nicht beeinflussen kann.

2. Die Gründe

Dinge, die immer am selben Platz stehen, wirst Du niemals suchen müssen. Oder musstest Du schon mal den Drucker suchen? Ich denke nicht! Jeder weiß, wo der Drucker zu finden ist, alle sehen ihn und so einfach woanders hinstellen geht auch nicht. Anders verhält es sich aber mit Schlüsseln, Dokumenten oder anderen Arbeitsmaterialien, wenn der Ablageort nicht genau definiert ist bzw. nach der Verwendung die Dinge nicht wieder zurück an den Ablageort gebracht werden.

3. Veränderung im Denkmuster

Der Grundsatz muss lauten: ALLES hat seinen fixen Platz.

4. Lösungsimpulse

Ausmisten oder Archivieren
Der erste Schritt um dieses Problem in Angriff zu nehmen ist das Freimachen von Altlasten. Entsorge alle Dinge und Dokumente die nicht mehr oder nur selten verwendet werden. Das macht die Suche – sollte nach meinen Tipps dennoch die Sucherei von vorne losegehen – weitaus übersichtlicher und einfacher. Was Du in den letzten Jahren nicht gebraucht hast, wirst du aller Voraussicht nach auch in den nächsten Jahren nicht mehr in unmittelbarer Nähe benötigen.

Plätze zuweisen
Im zweiten Schritt musst Du Plätze für alle Dinge und Dokumente definieren und direkt dort ablegen. Es empfiehlt sich dabei eine logische und für die Allgemeinheit nachvollziehbare Struktur einzuhalten, da ja in Zukunft nicht nur Du die Dinge finden sollst, sondern auch Dein Team. Finde vielleicht auch gemeinsam mit Deinem Team eine für alle brauchbare Ordnung. Dasselbe gilt auch für digitale Dokumente.

Ordnung beibehalten
Im letzten Schritt geht es nur mehr darum, dass die eben neu gewonnene Struktur und Ordnung unbedingt eingehalten wird. Daran sollten sich alle strikt halten, sonst ist das Vorhaben leider zum Scheitern verurteilt und Du beginnst jedes Monat aufs Neue beim ersten Schritt.

5. Wie fange ich an?

Fange klein an. Es wird wenig erfolgsversprechend sein, wenn Du von jetzt auf gleich ALLES neu ordnest und organisierst. Beginne mit einer wichtigen Sache und setze die obigen Schritte um. Wenn Du merkst, dass Du Erfolg hast, mache mit den nächsten Dingen weiter. So werden sich auch alle leicht an das neue System gewöhnen können und wieder mehr Freude an der Arbeit haben.

Umsetzungsbegleitung

Brauchst Du weitere Unterstützung, dann melde Dich für 15 Minuten kostenfreies Online-Coaching an.

Zum kostenfreien Online-Coaching anmelden